إدارة الاشتراكات: من دفع، والتسجيل، وارتداد الخصم، والاسترداد

مساحة عمل الاشتراكات (Subscriptions workspace) هي المكان اليومي لرسوم العضوية. في الأعلى شريط مؤشرات أداء (رسوم العضوية المفتوحة، المتأخرات، المُحصَّل، ميزانية الموسم، معدّل الاسترداد) واختيار الموسم. وتحته تختار عدسة.

أين تجدها

الشريط الجانبي ← المالية ← المالية (Finance ← Finance) ← الاشتراكات. الصلاحية إدارة الفوترة؛ ويجب أن يكون Stripe مربوطًا.

العدسات الثلاث

• الانتباه (Attention) — ما يتطلب إجراءً، مقسّمًا في مجموعات: مشكلة في التفويض / البطاقة، اشتراك متأخر، دفعة لمرة واحدة متأخرة، تفويض الدفع لم يكتمل (Authorization not completed)، يبدأ خلال 14 يومًا، مراجعة الخصم، وتم حلّه اليوم. لكل مجموعة: تذكير الجميع (Remind all) أو إعادة التعيين (Reassign).
• المشتركون (Members) — القائمة مع عوامل التصفية واختيار الأعمدة والإجراءات الجماعية. بدّل بين المبالغ (Amounts) ونظرة عامة على مدفوعات الأعضاء (Member payment overview) (جدول شهري بالأحمر/الأخضر لكل عضو). تُظهر الشارات "مغطّى من وليّ أمر مشارك (Covered by co-parent)" و"مغطّى جزئيًا (Partially covered)" و"احتمال تكرار (Possible duplicate)"؛ ويمكنك الفرز حسب الأسرة.
• الأموال (Money) — أرقام واتجاهات على مدار الموسم.

في أعلى اليمين: تصدير (Export) (CSV وExcel وPDF) والإجراءات السريعة (⌘K / Ctrl+K).

لوحة العضو

انقر على عضو. تحتوي اللوحة على علامات التبويب الاشتراكات (مع حالة الدفع لكل شهر)، ولمرة واحدة (One-time)، والسجل (History)، والتذكيرات (Reminders)، والإجراءات. إذا نقرت على شهر مفتوح، تسجّل ذلك القسط مباشرة. لدى أولياء الأمور توجد الكتلة "الأسرة وأولياء الأمور المشاركون (Family & co-parents)". وتحت التذكيرات (Reminders) تجد أيضًا رسائل الدفع (Payment messages) التي تلقّاها العضو، مع بيان وصولها لكل قناة (داخل التطبيق، الإشعار الفوري، البريد الإلكتروني).

خطوة بخطوة: تسجيل دفعة أو إسقاطها أو استردادها

1. افتح العضو ← علامة التبويب الإجراءات ← الإدارة (Administration).
2. تسجيل دفعة يدوية (Record manual payment) — للأموال التي وردت خارج Stripe (نقدًا، أو بتحويل، أو عبر رابط iDEAL). اختر الاشتراك والقسط والمبلغ وطريقة الدفع والتاريخ. إذا دفع شخص أكثر من المستحق، فاختر: تغطية الأقساط التالية (Cover upcoming installments)، أو الاحتفاظ به كرصيد (Keep as balance)، أو التسجيل كتبرع (Record as donation). في اشتراك Stripe تلقائي لا يمكن ذلك إلا إذا كان التسجيل اليدوي مسموحًا لذلك الاشتراك.
3. إسقاط شهر أو سنة (Credit month or year) — الإعفاء من قسط أو من العام الدراسي كاملًا. يُنشأ قيد سالب؛ ويختفي المبلغ من المستحقات المفتوحة.
4. معالجة استرداد (Process refund) — اختر الدفعة والمبلغ. دفعة Stripe تعود إلى العضو عبر Stripe (في SEPA يستغرق ذلك بضعة أيام عمل). أما الدفعة خارج Stripe فلا تحصل إلا على قيد عكسي؛ وتعيد المال بنفسك. باستخدام التسجيل إداريًا فقط (Record administratively only) لا يعود أي مال عبر Stripe.
5. إعادة التحصيل (Collect again) — بعد ارتداد الخصم (storno). الارتداد نهائي؛ ويُنشأ تحصيل جديد للقسط نفسه. تشاور أولًا مع العضو: الحساب الذي لا رصيد فيه كثيرًا ما يفشل مجددًا، وهذا يكلّف رسومًا مرة أخرى.

خطوة بخطوة: الإيقاف المؤقت أو الإلغاء أو الحذف

1. العضو ← الإجراءات ← إدارة دورة الحياة (Lifecycle management).
2. اختر الاشتراك وإجراءً: إلغاء، أو إيقاف مؤقت (Pause)، أو استئناف (Resume)، أو رابط تفويض جديد (New authorization link) (إذا لم يُكمل العضو تفويض الدفع)، أو حذف نهائي (Permanently delete) (فقط لاشتراك مُلغى).

عدة أعضاء في وقت واحد: في عدسة المشتركون (Members) حدّد الأعضاء وانقر إنهاء… (End…) في الشريط السفلي. اختر إنهاء (End) أو حذف نهائي (Delete permanently) (فقط للاشتراكات المنتهية بالفعل)، وعند الحاجة خطة (Plan) واحدة، ثم حدّد أفهم أن هذا لا يمكن التراجع عنه وأكّد. يتوقف الخصم التلقائي الجاري لدى Stripe فورًا ولا تعود روابط التفويض المرسلة تعمل؛ لا يُسترد أي مبلغ تلقائيًا وتبقى المدفوعات محفوظة. ترى لكل اشتراك ما نجح وما فشل. يتطلب ذلك صلاحية إدارة الفوترة (Manage billing).

خطوة بخطوة: إرسال رسالة دفع

برسالة الدفع ترسل إلى وليّ أمر أو عضو أو أكثر نصّك الخاص عبر البريد الإلكتروني وفي التطبيق، مع رابط دفع أو دفعة تعويضية إن شئت — مثلًا عندما يُعيَّن اشتراك اعتبارًا من أكتوبر بينما كان يجب دفع سبتمبر أيضًا. وهي منفصلة عن التذكيرات التلقائية.

1. افتحها من أحد ثلاثة أماكن: العضو ← الإجراءات ← إرسال رسالة (Send message)؛ أو عدسة المشتركون (Members)، حدّد الأعضاء ← رسالة (Message) في الشريط السفلي؛ أو عدسة الانتباه (Attention) ← رسالة إلى الجميع (Message to all) عند مجموعة.
2. راجع المستلمين (Recipients): لكل شخص المبلغ المفتوح والأشهر المتأخرة والأشهر قبل بدء الفوترة، وهل التفويض ما زال مفتوحًا، وهل يمكن الوصول إليه. خيار تضمين أولياء الأمور المرتبطين (Include linked parents) يرسلها أيضًا إلى أولياء الأمور المشاركين؛ ويظهر في نصّهم مبالغ الأسرة.
3. تحت ابدأ بـ (Start with…) اختر نصًا جاهزًا (دفعة تعويضية (Catch-up payment)، رسوم عضوية متأخرة (Overdue membership fee)، رسالة عامة (General message)) أو قالبًا، ثم عدّل النص. الحفظ كقالب (Save as template) يحفظه في فئة المالية (رسائل الدفع)؛ ويصبح الموضوع اسمه.
4. إذا كان المستلمون يقرؤون لغة أخرى، فتظهر تحت اللغات (Languages). الترجمة التلقائية (Translate automatically) تستخدم خادم الترجمة الخاص بـ Aqlemy؛ ويمكنك تعديل كل ترجمة بعد ذلك. إذا غيّرت النص الرئيسي، فلا يمكنك الإرسال إلا بعد الترجمة مجددًا (Translate again) أو الترجمة ما زالت صحيحة (Translation is still correct). ومن دون ترجمة يتلقّون اللغة الرئيسية.
5. أدخل إن شئت رابط دفع (Payment link)، بصيغة https فقط. يرى المستلمون النطاق دائمًا، مثل "ادفع هنا (tikkie.me)". وتتلقى تحذيرًا عند نطاق دفع غير معروف، أو نطاق يحتوي على xn--، أو عنوان IP، أو صفحة دفع من Stripe (تنتهي صلاحيتها).
6. فعّل إن شئت إنشاء دفعة في التطبيق أيضًا (دفعة تعويضية) (Also create a payment in the app): الوصف والمبلغ (حتى 10.000 €) وتاريخ الاستحقاق (افتراضيًا بعد 14 يومًا). يحصل الأشخاص المختارون — لا أولياء الأمور المرتبطون — على دفعة لمرة واحدة بزر دفع في التطبيق.
7. اختر البريد الإلكتروني (Email) و/أو التطبيق (إشعار + إشعار فوري) (App)، واطّلع على المعاينة (Preview) أو أرسل اختبارًا لنفسي (Test to myself)، ثم انقر إرسال (Send). ترى لكل شخص هل نجح التطبيق والإشعار الفوري والبريد.

يظهر الموضوع أيضًا في الإشعار الفوري على شاشة القفل. لذلك لا يمكن أن يتضمن الموضوع إلا عنوان الدفعة وتاريخ استحقاقها واسم المؤسسة؛ أما الأسماء والمبالغ فمكانها النص.

تفويض الدفع لم يكتمل بعد

إذا لم يمنح شخص لديه اشتراك تلقائي الإذن بعد (خصم SEPA المباشر أو iDEAL أو البطاقة)، فتظهر في علامة التبويب الإجراءات لدى ذلك العضو الكتلة تفويض الدفع لم يكتمل بعد (Payment authorization not completed).

• إرسال طلب التفويض (Send authorization request) — إشعار داخل التطبيق وإشعار فوري وبريد إلكتروني إلى صاحب الاشتراك وأولياء الأمور المرتبطين، مع رابط تفويض ثابت. لا تنتهي صلاحيته: عند كل نقرة تُنشئ المنصة صفحة دفع جديدة لدى Stripe. مرة واحدة كل 10 دقائق لكل اشتراك.
• نسخ الرابط (Copy link) — الرابط الثابت لتعيد إرساله بنفسك.
• عدة أعضاء دفعة واحدة — العرض الأعضاء (Members) ← المرشّح التفويض مفتوح (Authorization open)، حدّد الأعضاء وانقر طلب التفويض (Authorization request (n)) (النقرة الأولى تطلب التأكيد). أو في العرض الانتباه (Attention) المجموعة تفويض الدفع لم يكتمل (Authorization not completed) ← طلب التفويض للجميع (Authorization request to all). لا يتلقى الطلب إلا الأعضاء الذين لديهم تفويض مفتوح. تقع هذه المجموعة بجانب اشتراك متأخر: من لم يُكمل التفويض قط يكون غالبًا متأخرًا في الدفع أيضًا.
• متى أُرسل؟ يظهر تحت الاسم طلب التفويض مع تاريخ آخر طلب (يدوي أو تلقائي) وعدد مرات الإرسال، أو لم يُرسل طلب التفويض بعد.
• تلقائيًا: في إعدادات التذكير (Reminder settings) ضمن النطاق فعّل تفويض الدفع غير مكتمل (اليوم 3 و7 و14) (معطّل افتراضيًا). يُرسل الطلب حينها في اليوم 3 و7 و14 بعد التعيين حتى الحد الأقصى المضبوط؛ ولا يُرسل بريد خلال ساعات الهدوء.
• إدارة دورة الحياة (Lifecycle management) ← رابط تفويض جديد (New authorization link) يُنشئ صفحة دفع جديدة لدى Stripe (لا تعود الصفحات المفتوحة سابقًا تعمل) ويعرض الرابط الثابت مع زر إرسال طلب التفويض (Send authorization request).

في التطبيق ينقر وليّ الأمر ضمن المدفوعات على منح الإذن؛ وهذا أيضًا يُنشئ صفحة دفع جديدة.

العضو يختار عدد الأقساط: إذا اخترت عند التعيين العضو يختار (Member chooses)، يختار العضو أولًا عدد الأقساط — في التطبيق ضمن المدفوعات أو في الصفحة خلف رابط التفويض — ثم يمنح التفويض بعد ذلك فقط. بدون اختيار لا يمكن منح التفويض. تُعرض فقط الأعداد التي تتناسب مع ما تبقى من الموسم، مع مبلغ كل قسط. ويمكن للعضو تغيير اختياره ما دام التفويض لم يُمنح بعد.

التذكير

استخدم إرسال تذكير (Send reminder) لدى عضو، أو تذكير الجميع (Remind all) في عدسة الانتباه. تذكّر لكل التزام على حدة؛ افتراضيًا تكون المتأخرة فقط محددة. إذا بُلغ الحد الأقصى أو تم الدفع في هذه الأثناء، فلا يُرسل شيء وترى ذلك في النتيجة.

لا أراه / لا يعمل

• "دفعة يدوية (Manual payment)" باللون الرمادي. يُحصَّل الاشتراك تلقائيًا عبر Stripe؛ وتلك المدفوعات ترد عبر Stripe.
• "استئناف" أو "حذف نهائي" باللون الرمادي. الاستئناف ممكن فقط لاشتراك موقوف مؤقتًا، والحذف فقط لاشتراك مُلغى.
• "إرسال رسالة (Send message)" أو "رسالة إلى الجميع (Message to all)" غير موجود. تحتاج إلى جانب إدارة الفوترة إلى الصلاحية إرسال رسائل الدفع (Send payment messages)؛ ويمنحها مسؤول لديه صلاحية إدارة المسؤولين (Manage admins).
• "إرسال (Send)" باللون الرمادي في الرسالة. ينقص الموضوع أو النص أو القناة، أو رابط الدفع ليس https، أو إحدى الترجمات قديمة (راجع اللغات).
• "استُلم نقدًا (Cash received)" و"أرقام الحسابات (Account numbers)" غير موجودين في اللوحة. هما متاحان فقط للأعضاء (دور عضو) الذين لديهم اشتراك إداري؛ راجع مطابقة الأعضاء مع البنك والنقد.

الأسئلة الشائعة

أين أرى لكل عضو الأشهر المدفوعة؟ في لوحة العضو (حالة الدفع لكل شهر) أو في عدسة المشتركين عبر نظرة عامة على مدفوعات الأعضاء.

هل يمكنني حذف دفعة؟ لا؛ تصحّح ذلك بالإسقاط أو الاسترداد، كي يبقى السجل صحيحًا.

هل تنتهي صلاحية رابط التفويض؟ لا. الرابط في البريد والتطبيق يشير إلى المنصة؛ ولا تُنشئ المنصة صفحة دفع لدى Stripe إلا بعد النقر على الزر. أما صفحة دفع Stripe نفسها فتنتهي بعد 24 ساعة — لذا لا تعِد إرسالها أبدًا.

هل يمكنني استرجاع رسالة دفع؟ لا. الدفعة التعويضية التي أنشأتها بها تديرها بعد ذلك كدفعة لمرة واحدة (Manage ← One-time payments).