Abonnementen beheren: wie betaald heeft, boeken, storno en terugbetalen

De Abonnementen workspace is de dagelijkse plek voor contributie. Bovenaan staat een KPI-strook (Open contributie, Achterstallig, Binnengekomen, Seizoensbegroting, Recovery-rate) en een seizoenskeuze. Daaronder kies je een lens.

Waar vind je het

Zijbalk → Financiën → Financiën → Abonnementen. Permissie Facturering beheren; Stripe moet gekoppeld zijn.

De drie lenzen

• Aandacht — wat actie vraagt, in bakken: Mandate / kaart probleem, Achterstallig abonnement, Achterstallig eenmalig, Machtiging niet voltooid, Start binnen 14 dagen, Korting herzien en Vandaag opgelost. Per bak: Herinner allemaal of Wijs opnieuw.
• Abonnees — de lijst met filters, kolomkiezer en bulkacties. Schakel tussen Bedragen en Betaaloverzicht leden (een maandraster in rood/groen per lid). Badges tonen "Gedekt door co-ouder", "Deels gedekt" en "Mogelijk dubbel"; je kunt op gezin sorteren.
• Geld — cijfers en trends over het seizoen.

Rechtsboven: Export (CSV, Excel, PDF) en Snelacties (⌘K / Ctrl+K).

Het paneel van een lid

Klik op een lid. Het paneel heeft de tabbladen Abonnementen (met de betaalstatus per maand), Eenmalig, Historie, Herinneringen en Acties. Klik je op een openstaande maand, dan boek je die termijn direct. Bij ouders staat het blok "Gezin & co-ouders". Onder Herinneringen staan ook de Betaalberichten die het lid kreeg, met per kanaal (in-app, push, e-mail) of het is aangekomen.

Stap voor stap: een betaling boeken, crediteren of terugbetalen

1. Open het lid → tabblad Acties → Administratie.
2. Handmatige betaling boeken — voor geld dat buiten Stripe binnenkwam (contant, overboeking, iDEAL-link). Kies abonnement, termijn, bedrag, betaalwijze en datum. Betaalt iemand te veel, dan kies je: Volgende termijnen dekken, Als tegoed bewaren of Als donatie boeken. Bij een automatisch Stripe-abonnement kan dit alleen als handmatig boeken voor dat abonnement is toegestaan.
3. Crediteer maand of jaar — een termijn of het hele academische jaar kwijtschelden. Er komt een negatieve boeking; het bedrag verdwijnt uit openstaand.
4. Terugbetaling verwerken — kies de betaling en het bedrag. Een Stripe-betaling gaat via Stripe terug naar het lid (bij SEPA enkele werkdagen). Een betaling buiten Stripe krijgt alleen een tegenboeking; het geld terugstorten doe je zelf. Met Alleen administratief boeken gaat er geen geld terug via Stripe.
5. Opnieuw incasseren — na een storno. Een storno is definitief; er komt een nieuwe incasso voor dezelfde termijn. Overleg eerst met het lid: een rekening zonder saldo loopt vaak opnieuw stuk en dat kost opnieuw kosten.

Stap voor stap: pauzeren, annuleren of verwijderen

1. Lid → Acties → Lifecycle-beheer.
2. Kies het abonnement en een actie: Annuleren, Pauzeren, Hervatten, Nieuwe machtigingslink (als het lid de machtiging niet afrondde) of Permanent verwijderen (alleen voor een geannuleerd abonnement).

Meer leden tegelijk: lens Abonnees, vink de leden aan en klik Beëindigen… in de balk onderaan. Kies Beëindigen of Permanent verwijderen (alleen al beëindigde abonnementen), eventueel één Plan, vink Ik begrijp dat dit niet ongedaan kan worden aan en bevestig. Een lopende Stripe-incasso stopt direct en verstuurde machtigingslinks werken daarna niet meer; er wordt niets automatisch terugbetaald en betalingen blijven bewaard. Je ziet per abonnement wat gelukt en mislukt is. Hiervoor is Facturering beheren nodig.

Stap voor stap: een betaalbericht sturen

Met een betaalbericht stuur je één of meer ouders of leden een eigen tekst per e-mail en in de app, eventueel met een betaallink of een inhaalbetaling — bijvoorbeeld als een plan vanaf oktober is toegewezen terwijl september ook betaald moest worden. Het staat los van de automatische herinneringen.

1. Open het bericht op een van drie plekken: lid → Acties → Bericht sturen; lens Abonnees, vink leden aan → Bericht in de balk onderaan; of lens Aandacht → Bericht aan allemaal bij een bak.
2. Controleer de Ontvangers: per persoon wat openstaat, achterstallige maanden, maanden vóór de facturatiestart, of de machtiging nog openstaat en of iemand bereikbaar is. Ook gekoppelde ouders stuurt het bericht ook naar de co-ouders; in hun tekst staan de bedragen van het gezin.
3. Kies onder Begin met… een standaardtekst (Inhaalbetaling, Achterstallige contributie, Algemeen bericht) of een sjabloon en pas de tekst aan. Opslaan als sjabloon bewaart hem in de categorie Financiën (betaalberichten); het onderwerp wordt de naam.
4. Lezen ontvangers een andere taal, dan staan die onder Talen. Automatisch vertalen vertaalt met de eigen vertaalserver van Aqlemy; elke vertaling kun je daarna aanpassen. Wijzig je de hoofdtekst, dan verstuur je pas na Opnieuw vertalen of Vertaling klopt nog. Zonder vertaling krijgen ze de hoofdtaal.
5. Vul eventueel een Betaallink (optioneel) in, alleen https. Ontvangers zien altijd het domein, bijvoorbeeld "Betaal hier (tikkie.me)". Je krijgt een waarschuwing bij een onbekend betaaldomein, een domein met xn--, een IP-adres en een Stripe-betaalpagina (die verloopt).
6. Zet desgewenst Maak er ook een betaling in de app van (inhaalbetaling) aan: omschrijving, bedrag (tot € 10.000) en vervaldatum (standaard over 14 dagen). De gekozen personen — niet de gekoppelde ouders — krijgen een eenmalige betaling met een Betalen-knop in de app.
7. Kies E-mail en/of App (melding + push), bekijk Voorbeeld of stuur Test naar mijzelf, en klik Versturen. Je ziet per persoon of app, push en mail gelukt zijn.

Het onderwerp staat ook in de pushmelding op het vergrendelscherm. Daarom kun je in het onderwerp alleen de titel en vervaldatum van de betaling en de organisatienaam invullen; namen en bedragen horen in de tekst.

Machtiging nog niet afgerond

Heeft iemand met een automatisch abonnement de toestemming (SEPA-incasso, iDEAL of kaart) nog niet gegeven, dan staat bij dat lid onder Acties het blok Machtiging nog niet afgerond.

• Machtigingsverzoek sturen — app-melding, push en e-mail aan de houder en de gekoppelde ouders, met een vaste machtigingslink. Die verloopt niet: bij elke klik maakt het platform een verse betaalpagina bij Stripe. Per abonnement kan dit één keer per 10 minuten.
• Link kopiëren — de vaste link, om zelf door te sturen.
• Meer leden tegelijk — lens Abonnees → filter Machtiging open, selecteer de leden en klik Machtigingsverzoek (n) (eerste klik vraagt bevestiging). Of in lens Aandacht de bak Machtiging niet voltooid → Machtigingsverzoek aan allemaal. Alleen leden met een open machtiging krijgen het verzoek. Die bak staat naast Achterstallig abonnement: wie de machtiging nooit afrondde, loopt meestal ook achter.
• Wanneer verstuurd? Onder de naam staat machtigingsverzoek met de datum van het laatste verzoek (handmatig of automatisch) en hoe vaak, of machtigingsverzoek nog niet verstuurd.
• Automatisch: zet in Reminder-instellingen onder Bereik Machtiging nog niet afgerond (dag 3, 7 en 14) aan (standaard uit). Het verzoek gaat dan op dag 3, 7 en 14 na de toewijzing, tot het ingestelde maximum; e-mail niet tijdens de stille uren.
• Lifecycle-beheer → Nieuwe machtigingslink maakt een nieuwe Stripe-betaalpagina (eerder geopende werken niet meer) en toont de vaste link met de knop Machtigingsverzoek sturen.

In de app tikt de ouder onder Betalingen op Toestemming geven; ook dan maakt het platform een verse betaalpagina.

Lid kiest zelf het aantal termijnen: koos je bij het toewijzen Lid kiest zelf, dan kiest het lid eerst het aantal termijnen — in de app onder Betalingen of op de pagina achter de machtigingslink — en geeft daarna pas de machtiging. Zonder keuze kan er geen machtiging worden gegeven. Alleen aantallen die in het resterende seizoen passen worden aangeboden, met het bedrag per termijn. Zolang de machtiging niet is gegeven kan het lid de keuze nog wijzigen.

Herinneren

Gebruik Herinnering sturen bij een lid, of Herinner allemaal in de lens Aandacht. Je herinnert per verplichting; standaard staan alleen de achterstallige aangevinkt. Is het maximum bereikt of is er inmiddels betaald, dan wordt er niets verstuurd en zie je dat in het resultaat.

Ik zie het niet / het werkt niet

• "Handmatige betaling" is grijs. Het abonnement wordt automatisch via Stripe geïnd; die betalingen komen via Stripe binnen.
• Hervatten of Permanent verwijderen is grijs. Hervatten kan alleen bij een gepauzeerd abonnement, verwijderen alleen bij een geannuleerd.
• "Bericht sturen" of "Bericht aan allemaal" ontbreekt. Daarvoor is naast Facturering beheren ook de permissie Betaalberichten versturen nodig; een beheerder met Admins beheren kent die toe.
• "Versturen" is grijs in het bericht. Er ontbreekt een onderwerp, tekst of kanaal, de betaallink is geen https-link, of een vertaling is verouderd (zie Talen).
• "Contant ontvangen" en "Rekeningnummers" ontbreken in het paneel. Die zijn er alleen voor leden (rol lid) met een administratief abonnement; zie Leden-bankmatching en contant.

Veelgestelde vragen

Waar zie ik per lid welke maanden betaald zijn? In het paneel van het lid (Betaalstatus per maand) of in de lens Abonnees via Betaaloverzicht leden.

Kan ik een betaling verwijderen? Nee; je corrigeert met crediteren of terugbetalen, zodat de historie klopt.

Verloopt de machtigingslink? Nee. De link in mail en app wijst naar het platform; pas na de klik op de knop maakt het platform een betaalpagina bij Stripe. Een Stripe-betaalpagina zelf verloopt na 24 uur — stuur die dus nooit door.

Kan ik een betaalbericht terughalen? Nee. Een inhaalbetaling die je ermee maakte, beheer je daarna als eenmalige betaling (Beheer → Eenmalige betalingen).